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流程与IT的关系探讨

2010-09-30

背景:在我所从事的公司,流程管理部门是近年来才成立的专门部门,以往的流程工作,基本上在公司层面没有被统一地管理和重视,各部门根据自己的工作需要,发布了很多管理规定、暂行规定和流程。流程没有统一地规范要求,没有统一地发布平台......流程管理部门成立后,这些问题逐步得到改善。

公司信息化管理部门应该说起步很早,但因公司投入等多方面原因,信息化建设范围和速度较慢,为了建设信息化,信息化部门要树立流程,但信息化部门的流程梳理,是按照信息化实现的角度去梳理、拟制流程,与现有流程管理的标准、方法、工具皆不同。

存在问题:公司有两个团队在建流程,流程管理也在建流程,信息化团队也在建流程,但流程建设标准、方法、工具和交付不统一。公司在对流程与信息化之间的关系和如何协同问题进行了深入探讨。

解决办法:流程与IT的关系,直白一点的说话,就是流程可以比作马路,IT时马路是行驶的交通工具。流程建设就是在建各条马路,马路建设的思路有两种方式,一种是以行政区域为导向的建设方法,这种方法的好处时一个区域的马路集中建设,有利于该行政区域的整体规划,建设资源能得到较好地保障,无须过多外部沟通和协调,但其缺点是改善仅限于行政区域内部,而对于跨领域的,没有明显改善;第二种方法是以点到点的整条马路建设为导向,这种方法的好处是能在短时间内看到效果,其效果是点到点的马路可以通行。

但其缺点是马路建设周期相对较长,马路覆盖率相对较低,只有建好的马路才能通行。流程建设与马路建设的原理一样,我公司现有流程建设的思路包括了以部门为导向的流程建设和以价值链为导向的跨部门流程建设。

马路与交通工具的关系,就是流程与IT的关系。没有马路,仅有交通工具,这是完全不可能的,应该说现有流程,后有IT。有了马路,到达目的地有很多方式,在信息化较差的情况下,可以考虑步行,这里的步行,就如是手工执行流程,不是不可以,只不过执行的效果和效率会比较低下。如何缩短到达目的地的时间?可以考虑利用先进的交通工具,用拖拉机?用汽车?等等,流程可以借助IT系统,帮助其固化流程,同时又能较快地验证流程的正确性,提升流程效率。

通过上述分析,为了保证流程和信息化建设的效果,流程建设和信息化建设不能孤立地进行,而要有机协同工作。2010年下半年工作,选择公司重点关注的信息化项目为试点,信息化优化项目分阶段实施,计划制定时流程管理和信息化建设达成一致。其中的流程梳理阶段,由流程管理部的人负责组织相关业务部门,按照流程管理的统一思想、工具和方法梳理流程,最终保证信息化项目建设的成功。

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