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低成本+高效能 打造协同办公多效模式

2011-02-13

随着企业日益发展壮大,传统的办公模式已经难以满足企业人员跨地域、高效率的工作需求。借助协同软件,打造新型的沟通方式和实现资源有效共享,成为了许多企业的不二选择。世纪联华引入了网络会议和网络培训解决方案进行协同办公,不仅成功实现了高效能的办公模式,还大大降低了企业成本。记者据此采访了世纪华联信息总监卢江。

低成本+高效能 打造协同办公多效模式:门店分布广 传统办公模式亟待改变

世纪联华是一家全国网点布局、以大卖场为主营业务的连锁超市公司,隶属百联集团下的联华超市公司,总部设在上海,主要业务遍布上海、江苏、安徽、山东、河北、天津、北京、黑龙江、四川、广东和福建等全国11个省和直辖市。世纪联华拥有18,000名员工,目前是我国国内具备国资背景的规模最大的卖场之一。

作为一家全国分布的大卖场连锁公司,世纪联华的总部和各个区域,以及各区域下的门店需要频繁沟通,如果让员工们集中在一起开会,就需要花费很多的时间和财力成本。

例如,公司要求各个区域的主管集中到总部上海来开会,那么,平时在外地工作的参会者们就需要提前做好很多准备,包括时间、财力和人力上的准备。很多参会者这样往返各地,就导致公司的差旅成本支出非常大,而且办公的效率也不高。

对于幅员分布非常广泛的世纪联华来说,这是一个亟需解决的问题。所以,世纪联华考虑引入网络会议解决方案,采用协同软件,进行异地同时办公,目标是在降低差旅开支的同时,提高总部与各个区域部门,以及各区域部门之间的协作效率。

低成本+高效能 打造协同办公多效模式:低成本+高效能 协同办公挖掘管理新思路

于是,世纪联华开始考虑引入一款协同软件进行网络会议,但在各个部门进行推广使用的过程中发现,这款产品并不尽如人意,存在着一些不可忽略的问题,例如:进行网络会议时,视频界面的图像效果不好、显示的内容延时滞后、会议上发言人的语音传送不够清晰,而且演讲稿和演示的材料也不能在各个终端进行分享,无法达到世纪联华需要的协同办公的效果。

在经过多方考量之后,世纪联华最终采用了Cisco提供的WebEx解决方案,并于2009年4月开始正式启用。世纪华联信息总监卢江介绍说,“我们了解到WebEx的解决方案后,就开始尝试使用,与之前的产品相比,之前进行网络会议中遇到的问题,在这个平台上都得到了比较好的解决。”

采用新的网络会议解决方案之后,根据公司各个部门的业务需求,世纪联华每周都会举行若干次网络会议。如IT部门,每周都要举行一到两次网络会议。而在公司业务比较繁忙的时段或者节令,各个部门使用网络会议的频率就会更高一些。每次会议的时长从半小时到4小时不等。

有时候,世纪联华还会举行全国性的网络会议。卢江举例说,“比如企业每年都要举行的工会会议,现在也是通过网络会议举行的。这样大规模的会议,议程比较多,持续的时间也比较长。使用这个解决方案能很好地保证会议顺利进行,还大大节省了会议成本。”


卢江进一步指出,“通过这个网络会议解决方案,可以和参会人员共享主持人桌面上的程序或者文档,还可以邀请其他终端的使用者,到主持人的桌面上进行操作。因为,在有些培训或者会议中,进行附带的文件展示是很重要的环节。像世纪联华这样的公司,在会议过程中会大量地应用文档和PPT。这个共享的特点是非常实用的,特别是在网络办公方式下的会议中。”

低成本+高效能 打造协同办公多效模式:协同办公多效应用 多维度推进管理运维

低成本+高效能 打造协同办公多效模式:1、面试--协同办公的另类用法

同时,协同办公软件也被世纪华联应用到异地招聘的面试业务中。卢江介绍,由于公司的门店分布广泛,过去在招聘异地应聘者的面试是个问题。相关人事或专业部门的面试官需要搭乘火车或飞机赶往异地,在各个区域进行现场招聘,之后再赶回公司总部,差旅成本也非常大。

“现在只需要通过可视化的网络会议解决方案,就能全面了解到异地应聘者的情况,效果非常不错。”卢江说。“例如,应聘者在福建,面试官在广东,而更高级别的决策者在上海,那么在网络会议中,三方就可以同时进行可视化的在线沟通了。”

低成本+高效能 打造协同办公多效模式:2、产品推介-有零售行业特色的协同方式

此外,世纪联华在各个门店之间进行产品推介的时候,也采用了网络会议这种协同办公方式。卢江解释到,“比如职能部门发现了一些新的产品,可以为消费者提供更好、更有价值的服务,那么就可以推广到各个区域和门店。现在,我们通过网络会议的方式来进行产品推介,大家可以根据自己的需要进行选择。这个网络会议解决方案的优点是有声、有形、有图像、有内容,可以让大家更直观地看到、听到,比进行简单的电话推介效果要好很多。”

卢江认为,尽管网络会议不能完全超越目前人与人沟通的有效性,但是网络会议的很多功能都比较适合世纪联华这种跨地区、强沟通的行业特征。

低成本+高效能 打造协同办公多效模式:深入推广协同办公 实现更大发展

世纪联华体验到了协同软件带来的立竿见影的效果。据了解,从2009年4月,世纪联华引入网络会议和网络培训解决方案进行协同办公以来,从集团总部到各个区域和门店,使用协同软件的用户遍布整个职能部门,如营运部门、商品部门和培训部门等等,使用范围非常广泛。据统计,从2009年下半年到2010年上半年,世纪联华一共召开了七十多次网络会议,差旅费用成本因此降低达80万元以上。

现在,网络会议解决方案已经被公司内越来越多的部门应用,并进行推广。卢江介绍:“由于企业规模较大,目前公司还有网络会议与现场会议并存的情况。我们打算在公司内部把网络会议推广到一个更高的程度。我希望公司每天都能使用协同软件办公,而且每天不止使用一次。”

世纪联华的愿景是公司的销售总量和品牌知名度能够得到不断的提升。对此,卢江表示,“世纪联华将在应用好网络会议解决方案功能的基础上,再借助其他特色的协同办公方式,帮助世纪联华实现更大的发展。”

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