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OA选型透析:原则、本质和易入误区

2010-09-22

OA选型透析:原则、本质和易入误区:一、OA选型的原则

近年来,OA软件成为中国管理软件中一颗最耀眼的明星。但OA厂商的多样化和0A品牌的参差不齐,也已是业内公认的事实。对很多最终用户来说,选型也许是个难题。

以下一些原则可以作为选择企业OA管理系统构造技术或者产品的基本依据。在选择过程中,将下述的一些依据作为一种过滤器,通过多层次的比较,可以得出综合效果比较满意的结果。

1、基于主流技术

候选产品是否基于主流技术是最重要的一条评判依据。企业OA管理系统的许多技术领域已经制定了某些标准,例如电话交换网标准(PSTN)、分组交换数据网标准(X.25)。其它领域尽管没有统一的标准,但是往往存在事实上的工业标准。如果候选的技术符合这些标准,那么所构造的企业OA管理系统就容易得到技术支持,而且其扩展性较好。

2、符合企业信息化的整体技术战略

企业为了提高工作效率和满足管理的需要,已经制定或者建立了信息技术政策,或者已经开发了相关的信息系统。在这种情况下,选择技术产品时,就需要考虑到未来的企业OA管理系统是否符合企业的整体技术战略。一般来讲,企业支持不同的平台、不同的应用系统比单纯支持一个平台要付出更多。

3、符合未来技术的发展方向

由于企业技术发展得很快,可能出现标准制定滞后于技术更新的情况,这将导致选择产品时无标准可依据。这时,需要考虑候选技术产品是否符合未来技术的发展方向。

4、满足开放、可扩充的要求

满足开放性的要求,不仅意味着企业OA管理系统可以独立于硬件、操作系统,系统开发建设中能够获得更多的技术支持,容易升级,而且开放的系统结构可以和企业已有的信息资源集成。

产品的可扩充性好,则意味着一旦企业的需求发生变化,系统能够尽快的得到扩充,原有的投入得到有效的保护,从而在整体上得到良好的投入产出效益。

5、与现行的应用具有良好的兼容性

兼容现行的应用表明企业OA管理系统可以有效地利用已有的信息资源,节约投资,实现信息的增值。

6、具有成功的应用实例

一般来讲,优秀的产品或者技术应用得更加广泛。所以在选择技术产品的过程中,应当尽可能地考察这一产品在相关的领域中的应用效果,通过考察候选技术产品的市场占有率、是否存在成功的案例为评价产品的先进性提供重要的参考依据。

  二、OA选型的本质问题与软件优劣评估

用户在对OA软件进行选型的时候,一定会遇到各种各样的困惑。而最大的困惑莫过于诸多OA产品长相差不多,而实际的价格却是千差万别。要想在如此纷繁的OA厂商当中挑选出一个比较中意的,的确如大海捞针一般。有标榜自身产品市场占有率第一的,有标识自身品牌第一的,有宣称自身是国内OA第一品牌的……总之,形形色色的第一头衔不断的在我们眼前、耳边出现,进而混淆试听,并最终迷失在所谓的“第一”迷雾当中。

其实,仔细的分析一下,用户的所有困惑往往都可以归结到以下三个问题上。

OA软件是越便宜越好吗?

OA软件是越贵越好吗?

OA软件是功能越全越好吗?

下面,我们就逐步分析这三个问题。

先说一下OA软件是否是越便宜越好。首先,我们应该有一种认知,那便是便宜没好货,而好货不便宜。产品的价值往往与产品的价格相挂钩,市场上的主流产品或者具有竞争力的产品,绝不会是市场上最便宜的产品。而市场上价格最低的产品,往往便是最没有竞争力的产品,以价格优势来吸引用户的眼球。可是,没有产品质量保证的产品你敢用吗?没有质量保证的产品,即便它再便宜,能保障其实用性呢?没有实用价值的产品,再便宜那也是一种额外的投入,只有投入没有产出的投入值得吗?

其实,第二个问题往往是一种矫枉过正的想法。在排斥低价产品的同时,便认定产品的价格越贵越好。实际上呢,产品的价格高并不等于其产品的品质高,也不等同于产品的功能强大。举个例子,可乐促销的时候一罐1.8元,而没促销的时候一罐2.50元,我们是否就能认定2.50元的可乐比1.80元的可乐好吗?当然是不能的。所以,我们理应在关注价位的同时,更加关注产品的实质和功能。不能说原本便宜的东西,人家一提价我们就认为其品质上有了质的飞跃,也许它还是原来的产品,只是换个包转,穿个马甲而已就打着高价的幌子来招摇撞骗的。

再说第三条,用户在几经挣扎几番沉浮后,终于不再对产品的价格感冒,开始专心的关注OA软件的功能。但是,是不是软件的功能越全越好呢?当然不是,为什么这么说呢?

第一,软件的功能多,并不代表符合自身需求的实用功能比较多。如果功能多仅仅是多了一些闲置无用、华而不实的功能,功能再多对于用户来说也是毫无作用毫无价值的。最多也就是形式上好看,多掏腰包而已。

第二、软件的功能多而全,必然对使用人员的操作水平和对系统的熟练程度的要求很高。而通常情况下功能较多的OA软件,其设计都比较复杂,易用性不高。用户在培训、实施和维护上都需要很高的成本支出,却没能带来明显的收益。

第三、功能全的另一面,便是各个功能在实际运用当中都比较一般,在产品的细节处理上没有全面的考虑。不如那些务实、细化的OA软件钻研的透彻,但在价格上却是同类产品的N倍。

那么,怎样才能客观而全面的评价OA产品呢?笔者认为,可从以下六个方面对OA软件的优劣进行评估。

1、目的性

可分为两个层面,一是企业上OA软件的目的,一是上某OA软件能否实现该上OA软件的目的。具体落实到OA软件上,便是OA软件的实用功能能否满足企业自身的需求。只有目标明确,反复对OA软件进行准确而详尽的分析,才能选好OA的型。选对了产品,用透了软件的功能,才能实现找对门做对事,才能够走好企业信息化的第一步。

2、产品的稳定性和成熟度

软件产品的稳定性和成熟度,是衡量软件优劣的一个重要指标,也是反映OA软件厂商实力差距的一个例证。如果某软件厂商是成立不久的OA软件厂商,其OA软件便不可能具有较高的稳定性和成熟度。因为软件的稳定性和产品的成熟度,是在用户不断反馈与企业自身不断改进后一个循序渐进的进程,而这也是一个长期的过程。反之,如果没有一定时间和行业背景的积淀的企业,就妄谈自身产品具有很高的稳定性和成熟度,那无疑是一种言不由衷的谎言。

3、软件厂商的售后服务

做软件便是做服务,尤其是在OA这种蕴含管理思想的软件中,服务更是重中之重。软件厂商的售后服务,不仅能真实的反馈出售后服务专员给予的意见是否懂行,从中折射出该软件厂商对OA的理解深度。还能通过对OA软件产品更新、升级和维护等问题,窥探出软件厂商解决具体问题的时效性和应变能力,进而判断该软件厂商是否专业。

4、OA软件的发动机怎么样

OA软件的发动机具体指的是软件的技术架构,就好比是汽车的发动机一样,直接决定着该软件能够拓展的宽度和深度。相对而言,运用php+mysql搭建的OA软件系统,俨然是一种过时的技术,或者说是一种落后的发动机。如果在顺风顺水的情况下,虽然表面上看起来和java+sql搭建的系统差不多。但是“路遥知马力,日久见人心”,从长远来看前者根本就不具备可比性。

当然,也有那种外表光鲜而没有内涵的折中型OA产品,这就好比二十岁的身体,八十岁的心脏,你想实现超越那种java+sql的,根本就不太可能。即便累死也跟不上人家的节拍,心有余而力不足,便是一个最好的诠释。

5、软件的易用性

软件易用性简单的说,就是客观的评价用户流畅使用OA软件所付出的努力程度。如果用户能很容易熟练操作OA系统,则说明该软件的易用性较高,反之易用性较低。

由于OA软件涉及使用的人员比较广泛,不像财务软件那样只局限在企业内部少量的人员。如果OA软件的易用性较差,就要对大批使用者进行集体培训。而这个培训成本无疑是比较高的,包含时间成本、财务成本、人工成本、硬件成本等等,每延误一天的时间,消耗的成本都是十分高昂的。所以,再评估OA软件优劣时,软件的易用性也是十分重要的一项。

OA软件整体的功能在不断的强大,而其具体的安装和操作却更趋简单化和傻瓜化。对于OA本身来说,其最高的境界莫过于具体操作“零手册”。即实现“所见即所得,所想即所见”的格式,无需刻意的指导手册帮助,用户便能直接上手。

6、产品性价比

通过对软件产品的功能、稳定性、成熟度,售后服务、技术架构和易用性综合比较,可以衡量出不同软件厂商具体在性价比上的一个差别,客观的反映出各软件产品在同类产品中的一个客观排名。

  三、企业OA选型六大误区切勿进入

随着企业信息化进程迅速发展,OA软件迅速普及,媒体和厂商都在大力宣传,各种概念、观点、产品纷至沓来。国内很多企业实施了OA项目,相关产品也应接不暇,但在选与被选之间总有诸多"不对称",以致背道而驰,难于"双赢"。那么企业如何正确认识OA?在OA选型中存在哪些误区呢?

误区一、认为OA就是行政办公,就是收发文。

在OA刚刚出现的时候,政府和事业单位的确是OA的主要用户,OA还没有进入企业。所以人们认为OA并不能解决企业管理层关心和控制企业运营过程中关键业务过程的作用,也没有帮助员工有效的辅助到他们的日常办公。但是伴随着OA的逐步发展,企业成为OA应用的广泛对象,OA也不再停留在传统的收发文系统或行政办公系统,OA发生了质的变化。OA作为办公系统,它需要结合不同的部门和岗位、人员,成为他们的个性化的办公系统才有生命力。

对于管理层来说,办公审批(不仅指公文,更多的管理流程和业务流程的审批)以及员工输入的数据汇总为不同权限的报表就是他们的办公系统。对于其他部门来说,他们除日常行政办公支持外,更需要他们的日常的业务流程的审批(如采购流程,合同审批,出差,借款,资金的审批),这些资源与信息的协同运作,才能构建适合现代企业运作和应用的协同办公OA产品。

误区二:认为OA只是文件的审批和管理。

目前市面上很多的OA是采用非关系性型数据库,主要是基于lotus平台,该平台是封闭式的平台,是文档型数据库,在技术上存在很多先天性缺陷,一般应用于早期政府的收发文,目前政府信息化招投标也基本上是向j2ee平台架构过渡。在国外lotus主要是应用于邮件服务器。事实上OA不仅仅是文件的审批和管理,关键是作为企业管理软件进行企业管理最终一定要跟财务发生关联,才能最大化发生作用。比如:在OA的应用企业中,很少企业抛弃报销,借款,付款等审批流程。因为报销与手工实现的方式有根本性的变革。手工审批各审批环节都需要手工签字才能逐步走到下一个环节。

而电子化报销流程的好处是把管理和财务的职能进行了区分,作为审批层主要是关心该事务允不允许发生,允许发生多少。而财务的职能是判断该事务发生的凭证(发票)是真的还是假的,是不是超过财务报销的标准。所以电子化流程是电子单据和凭证分别走,凭证只需要财务审核就可以,管理层通过电子单据填入的数据作为审批依据进行快速审批,不用在凭证上审批,这样可以支持领导远程报销审批,当然电子化审批流程需要从技术上能提供方便的报销依据供领导判断和审批,这样可以快速解决员工财务费用报销流程处理复杂困难的问题,很多企业是通过首先应用财务报销流程推动公司整个流程的应用。

误区三:认为OA很简单,是ERP的一部分,从属于其他系统。

OA的管理思想与ERP完全不一样,ERP主要注重在物料,物流,资金的管理,是以结果为导向。OA与ERP的发展思路和管理思想完全不一样,OA注重对人和过程的管理,通过管人来管理具体的事务,这些事务每天都可能在变化,所以OA强调灵活性和协同性。因为企业人与人之间的协同是需要流程来规范。所以OA的核心是以人力资源为核心(人力资源主要是进行权限和安全体系的控制),以工作流为血脉的核心平台,在该平台上再搭建其他的应用功能模块,同时OA的牵涉的范围比ERP要广得多,涉及到各个部门的应用,所以OA需要门户,不同用户,不同权限的人进入系统看到的都是与他们工作相关的信息,没有权限的信息都看不到。

作为管理层门户是汇总员工平时工作信息生成统计报表为管理提供决策支持,以及所有审批的信息都汇总到管理层门户。同时管理层也可以通过宏观数据监控和查询到微观数据。所以OA现在的发展趋势是成为协同管理平台,作为管控内部资源和外部信息交流的平台与ERP构成了企业信息化的基石。

误区四、认为OA的终极目标就是手工转为电子化。

协同OA作为一个管理软件,一定要把一些先进的管理和设计理念通过软件进行固化来为企业管理提升价值,否则为了电子化而电子化对企业没有太大的管理价值。手工转为电子化只是OA的第一步,对管理层来说,企业实施OA是需要花费很大的人力,物力,财力去实现,关键是引入软件这一工具来对管理进行变革以适应外部的竞争和企业发展。所以OA对企业管理核心有几方面:

第一:提升企业办公效率同时,重在执行力的提升

手工的审批在速度和效率上跟不上时代的发展,更重要的是领导者无法有效监控到员工日常的工作。对流程的审批不知道停滞在那个环节、那个部门、原因在那里。很多管理制度的确立,到底员工是否关心,执行没有,执行花费多长时间并没有得到有效反馈,也就没有办法改进和提升,所以造成管理层的政令很难有效执行。

第二:OA的终极目的最终是为企业战略发展和管理服务

OA的整个管理思想是以人为核心,以管控企业运营过程为目的,通过管人来实现整个企业规范运营。所以它区别于以物料为核心的ERP,以资金为核心的财务,以物流为核心的进销存。这些业务软件的核心特点都是以结果为导向,精细化管理为主,对过程的管控比较缺乏。而OA,更进一步说协同OA,面对的是组织行为,强调的是企业资源的整体运作。

所以OA与这些业务软件是相得益彰的。那么OA的终极目标是什么呢?最终把OA作为一个不同部门,不同岗位员工日常业务办公的平台,员工每天办公的数据按照权限自动汇总给相关权限的管理层生成统计报表从而给公司的管理提供决策支持。如果员工办公的数据不能沉淀为管理层需要的报表,我们认为OA以人为核心的软件是无法做到进行有效对管理过程进行控制的。

第三:规范公司的管理,避免人为的因素:

手工审批受人为因素影响较大,所以企业很多的管理制度和法规不能有效执行,中国很多企业初具规模就提出法制。所以软件是法制最好的执行手段。对于刚刚进行信息化的企业,前期需要一个过渡期进行缓冲,但是最终公司的管理是需要规范的,当然规范需要允许进行适当的调整。所以企业的流程是需要沉淀以后最终会被固化下来。所以企业的流程关键是经过梳理、沉淀进行优化最终找到管理的规律。

当然对于不断规范的企业前期OA系统是需要支持一些人为因素,经过不断规范,最终找到适合企业的管理规律。所以强调OA流程既需要很强的自主判断能力,又要非常灵活以适应企业业务流程和组织架构的变更。因为企业员工每天的工作都很忙,不能指望通过员工记住很多的管理制度来进行人为判断,比较现实的是员工提交流程,系统自动根据员工填入的内容进行自动判断进行相关领导审批,以此来规范整体的管理过程。

第四:部门与部门,员工与员工之间信息的沟通和共享

在手工时代,部门与部门之间无法进行充分的信息共享与传递,所以导致很多重复性的工作。同时企业很多事务是需要跨部门运作,员工与员工之间工作的协同迫切需要一个平台来支撑。而OA是很高的工具,借助这一平台,将跨地区、组织、部门的员工紧密地联系在一起。

第五:知识的沉淀和痕迹的保留

对任何企业来说,都会有员工流失,都会有新的员工进来。流失的员工对于企业来说,等同于资源的流失,特别是对于关键业务岗位的员工。企业需要有一个平台来记录员工日常的核心工作和他掌握的公司的核心资源,以方便后续员工快速交接和跟进,避免企业造成损失。同时对于新员工培养成一个适岗的员工,企业需要花费很大的代价,如果通过OA系统把相同岗位的员工所从事的工作的痕迹和经验共享给新员工,这会大大缩短新员工的培训时间,并节省公司的培训费用。

第六:加强对员工日常行为的考核:

很多企业对员工的考核都停留在印象打分上,这样不利于留住优秀的人才。通过OA系统,可以把员工日常工作情况所产生的成绩作为考核的部分依据来对员工进行动态的绩效考核。来充分调动员工积极性,使企业在快速发展中快速积累所需要的人才。

所以OA不是一个无纸化的软件,而是一个管理工具,通过它来贯彻企业管理制度的执行,传播企业文化,通过流程的规范、知识的沉淀、员工的配合和协作来促进企业中人与组织的和谐发展。

误区五:认为OA实施很简单,只是信息部门的事情。

OA作为管理软件,最终应用到企业,软件只是一个工具,关键靠人去用,企业应用深度与否取决于企业领导层重视程度,以及配套的管理制度保证和供应商的服务能力,两者缺一不可。仅仅通过信息部门或者某一个部门去推动,最终只会导致在整个公司应用的失败。同时供应商一定需要有丰富的实施应用经验来帮助企业推进项目实施进度和规避实施风险。所以对于供应商的选择不仅仅是产品。当然光有快速反应能力没有解决问题的能力也是不可以的。所以在选择供应商时,建议选择专业定位于OA的有过众多成功案例的知名厂商。

误区六:认为OA马上就可以见到效果,认为上OA可以一蹴而就。

OA是一个系统工程,需要整体规划,分步来实施,关键是企业需要把目前最迫切,最关键,见效最快的需求先提炼出来,在此基础上逐渐加深应用,然后在扩展新的需求。目前很多企业对OA的选型有很大的局限在于认为满足现在的需求就可以,其实OA的深度和广度可以很深很广,很多企业因为对OA的规划不了解,所以导致OA在应用过一段时间以后遇到瓶颈。建议企业前期需要规划好,然后按照企业实际需要在今后几年在加深应用深度的基础上,分步实施需要的功能。

企业信息化是企业发展的必经之路,推广和实施OA,根本目的不仅是帮助企业建立一套完整的信息化管理系统,更重要的是透过先进的管理思想和方法实现管理的提升、业务的改善,促进企业制度与文化、人与组织的和谐发展。这就决定了企业在OA或OA的选型过程中必须立足企业的实际需求,转变以往的思维方式和观点,从OA真正在企业信息化过程中发挥的重要作用出发,从企业战略出发,选择企业所需要的OA系统。

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