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企业OA建设现状及发展趋势

2010-07-18

OA,即办公自动化(OA:OFFICE AUTOMATION),是指企业采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据的信息系统。

OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段,发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段,对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。

企业OA建设现状及发展趋势:一、国内企业OA建设现状

我国的OA市场经过10年的发展,取得了十分明显的进步,产品种类日趋繁多,其应用领域几乎渗透到国民经济的每一个角落。选择使用OA的企业以国有大型企业,有垄断性的、带有国资背景的企业,外资、合资公司,以及部分效益不错的民营企业为主。企业对OA建设日益重视,在资金、人员等方面的投入都比以前有了较大幅度的增长,企业对于OA的需求大幅度上升。造成企业OA需求增加的原因有三:

一是企业硬件网络设备建设已经日趋完备,业务作业层的软件建设也已基本完成,信息“高速公路”已建好,万事俱备,只欠OA“东风”;二是产品相对成熟,实施风险低,容易出成绩。很多单位刚开始搞信息化时,选择OA为突破口。三是网络的普及,硬件和软件价格下降。价格是影响企业实施OA计划很重要的一个因素,硬件价格下降,使得企业在网络建设方面打下基础,进而带来软件的需求,当软件价格趋于合理时,实施OA便顺理成章。

国内开发OA厂商从1998年政府实施上网工程开始崭露头角,随着需求的大幅度上升,OA软件雨后春笋般不断涌现,据不完全统计目前国内OA供应商有大大小小四五十家。但就目前市场而言,在繁荣的背后,还有许多不尽人意的地方,具体表现在:开发商水平参差不齐,部分软件产品质量不高,对OA的理解起点不高,导致OA系统与其他系统集成度差;用户使用水平低,售后服务不到位。

企业OA建设现状及发展趋势:二、企业OA建设存在的问题

经过加多年的时间,我国企业的信息化建设工作取得了长足进展,但由于对企业信息化建设的途径缺乏系统而科学的认识,不少企业的信息化建设走了不少弯路,出现了一些误区,其中表现最为明显的倾向是不顾本单位信息化建设的现实条件,盲目地追求业务处理的自动化、决策自动化等更高层次的信息化建设,而忽视了企业信息库的构建这一信息化建设的第一步基础性工作。

当前企业管理信息化存在的严重问题:

1、是企业对于OA建设易走两个极端。一方面相当数量的企业,尤其是中小企业对实施先进信息化管理系统的重要性认识不足,实施OA的主动性不强。少部分企业迫于上级压力建好OA,因未给予足够的重视,软件推行未得到应有的支持,使得OA成为名副其实的摆设;另一方面,部分企业在实施OA建设时,盲目追求一步到位,不考虑自身情况,希望投入一次就建设起涵盖公司一切经营业务的管理系统,追求“大而全”、“一步到位”,这种不切实际的想法只能导致耗费巨资购买的大量软硬件设施大部分闲置成为摆设。

2、是企业的管理模式滞后,与信息化管理系统的先进管理理念相冲突,忽视对本单位内部有关信息的收集、整理、转化与利用等信息化建设的基础工作,观念更新、企业业务流程重组的任务非常繁重。

3、是企业信息化建设是一个动态的过程,必须根据单位运作状况随时加以维护与更新。而我国许多企业在实施信息化建设的过程中则企图追求一劳永逸,在构建系统时热情高涨,系统建设告一段落后就不再花费心思对其进行维护与管理。使得许多单位的系统中存放的始终是过时的信息,基本无法对企业经营管理水平的提高发挥促进作用。

4、是我国许多企业信息化建设中还存在明显的“重硬轻软”现象,主要表现为一方面有不少单位重视对硬件设备的投资却忽视软件系统的建设与管理,致使许多一流的硬件设备上运行的却是二流乃至三流的软件系统;另一方面,更多的单位将信息化建设简单地理解为软硬件系统的构建,而忽视了信息的收集、整理与利用这一信息化建设的基础性工作,对数据、文档等资料的数字化转化没有引起足够的重视,致使耗费巨资构建的系统成为没有信息运行的“裸网”。

5、是OA产品功能有待进一步完善,服务还须进一步提高。办公自动化是一个过程,有其特殊性,不同于一般的“交钥匙”工程;其面临最主要的挑战是个性化问题的解决和最终用户的培训。目前多数OA产品功能单一,不能适应企业用户面临的一些个性化的需求。同时,网络化的OA系统并不局限于办公室,具有广泛的应用范围,从领导到各个业务部门及至单位的所有工作人员,几乎人人都可能成为OA系统的用户,对用户的培训决定了OA软件的使用程度。因此,企业OA建设与OA厂商息息相关。


企业OA建设现状及发展趋势:三、企业OA发展趋势

OA在国内企业的发展趋势可归纳为“四化”:“平台化”、“智能化”、“网络化”、“人性化”。

1、平台化:网络时代的OA是一种企业级跨部门运作的基础信息系统,可以联结企业各个岗位上的各个工作人员,可以联结企业各类信息系统和信息资源。近年来不少企业都建立自己的办公系统,并上马了财务管理软件,还陆续引入了进销存、ERP、SCM、HR、CRM等系统。这些系统虽在提升企业效率和管理的同时。

也形成了各自为政的信息孤岛,无法形成整合效应来帮助企业更高效管理和决策。因此能整合各个系统、协同这些系统共同运作的集成软件成了大势所趋,未来OA将是整合企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储的企业经营管理业务数据,系统界面统一、账户统一,业务间流程紧密顺畅,与公文流转、信息发布、核查审批等系统实现无缝集成协同的一个大的办公平台。

2、智能化:随着网络和信息时代的发展,用户在进行业务数据处理时,面对海量数据,往往费时费力,如果办公软件能帮助用户做一些基本的商业智能(BI)分析工作,帮助用户快速的从这些数据中发现一些潜在的商业规律与机会,提高用户的工作绩效.将对用户产生巨大的吸引力。在微软的Office 2007版本中已经提供了一些基本的商业智能的功能,如通过不同颜色显示数据的大小和按照进度条来反应数值的大小等,相信未来会有更多的这方面功能。未来OA系统可根据用户的需求,通过对海量数据的分类分析,提供决策支持、知识挖掘、商业智能等全面系统服务。

3、网络化:随着网络使用的全面普及,软件网络化必然是大势所趋,OA系统与互联网轻松的衔接是OA必走之路。目前国内一些OA软件已集成了网络办公功能,但还有待进一步完善。这方面,国外一些软件厂商的经验值得借鉴,如GOOGLE推出了网上在线的文档处理软件和电子表格软件,实现了网上办公;微软Office用户可直接使用Office软件中的功能,直接与因特网无缝链接,实现移动办公。这给国内OA软件商指明未来一个前进方向,如何将现有的OA系统与互联网有效地衔接互动,而不是“另起炉灶”,将决定自己的竞争力、市场地位。

4、人性化:随着OA功能的不断扩展,使用将会越来越复杂,同时各企业内部情况不一,其需求也不尽相同,这就要求系统必须具有人性化设计,能够根据不同员工的需要进行功能组合,将合适的功能放在合适的位置给合适的员工访问,实现真正的人本管理。这与合强软件目标一样,未来OA的门户更加强调人性化,强调易用性、稳定性、开放性,强调人与人沟通、协作的便捷性,强调对于众多信息来源的整合,强调构建可以拓展的管理支撑平台框架,从而改变目前“人去找系统”的现状,实现“系统找人”的全新理念,让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识,充分发掘和释放人的潜能,并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的意念、能力。

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