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OA向协同转变—价值实现质的飞跃

2009-05-07

今天,随着协同软件理论和技术的日趋成熟,协同OA应运产生。它源自传统OA,但又完全摆脱了原有的局限,并凸现出其不同与传统OA的应用和更高层面的价值。

OA向协同转变—价值实现质的飞跃: 回顾:办公自动化的发展过程

第一代OA起源于政府公文和档案管理的需求,它实施了企业部分工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心,办公其实就是办文,并形成了以后OA的基本体系。此时OA的架设也多在C/S下,无法很好的支持远程办公和移动办公。

第二代OA是从90年代中期开始,随着互联网(Internet)的兴起与发展而产生的。以Internet为基础,第二代OA实现了B/S架构,并很好的支持了移动办公的需求,企业资源不再受到通讯技术的限制。同时,OA系统也加入了更多的功能,如BBS、新闻发布、日程安排、人事信息等,但从本质上来说第二代OA依然以公文和档案管理为核心内容。

90年代末期开始,随着市场环境的变化和协同管理(Collaboration)的兴起,OA的指导思想开始发生转变,更多的强调跨地域、跨部门之间的协同,OA中也加入了新的协作工具,如即时通讯、项目管理、网络会议、文档共享等等,第三代OA出现了。但此时的OA还是没有完全突破传统OA的局限,实现的协作也仅是局部的、浅层次的;更多的企业资源依然处于割裂和难以管理的状态。

纵观OA的发展历程,我们发现,办公自动化很多时候作的工作不过是将手工进行的事务搬到计算机网络上,并利用了计算机技术的一些先进特点,而其本身却没有增加多少先进的管理理念和方法。另外,起源于政府的公文和档案管理的OA也一直很难摆脱最初的定义模式,除了将企业的一些文档、信息进行了电子化,并在工作流管理上有所增强外,并未给企业带来更多的价值。同时,尽管第三代OA开始加入新的理念如"协同",但从根本上来说,它只是利用了一些简单的协作工具,从企业管理的整体角度来看,它离真正的"协同"还有相当的距离。

OA向协同转变—价值实现质的飞跃: 现状:用户面对的OA系统

了解了OA的发展历程和基本特性后,我们不禁要问,那么现在用户面对的办公自动化系统又是怎样的一个情况呢?

OA向协同转变—价值实现质的飞跃: 第一类OA:沿袭传统OA,简单和低价

开发和销售这种产品的企业很多,也有一定的客户群。这类产品价格和开发成本都比较低,它的功能主要是以传统的收发文管理,档案管理为主。并加入了一些辅助功能如,BBS、公告板、名片夹、日程安排、报告管理、图书管理、车辆管理、公司大事记等小功能。这些功能比较简单且相对独立,其中包含的各种信息依然以"孤立"和"静态"的形式存在。总体上来说,这类OA只能帮助企业“办公自动化”的初级阶段,对希望利用OA提高管理水平的企业来说并没有多大实质性的帮助。

第二类OA:实现了部分的协作,有一定灵活性

第二类OA相对来说是比较先进的OA,它开始纳入一定的协同管理思想,在功能上也进行了相当的改进,除了对工作流程的功能进行了加强之外,还利用各种协作工具实现人与人之间、部门与部门之间的协同,OA的架构也比较灵活,然而它各方面的功能还是相对独立的,尤其是与企业的业务还是没有实现更深层次的对接,其"办公"涵义的广度和深度也没有达到一个更高的层面。

面对办公自动化的现状,我们会问:办公自动化到底应该为企业带来什么应用价值?它将何去何从?实际上,这是两个相关的问题,解决方法的获得必须要有更高的高度,更宽阔的视野来看待办公自动化的涵义。我们需要的是重新审视企业的管理和信息化需求,从而挖掘OA新的应用价值。

OA向协同转变—价值实现质的飞跃: 思考:寻求OA的价值

让我们先来看一下现实情况中的企业办公情况。办公,这里也可以理解为“日常的工作”。这个日常工作的涵义是很广泛的。从人员应用的角度来看,企业管理者希望随时了解整个公司的运作情况,与各部门保持经常性的沟通和交流,从人力资源、财务等方面监控企业的整体情况并支持决策,因此他关注"监控和决策";部门领导希望方便的分配工作任务,查看下属的工作进展情况,对其做出相应的指导,对业绩进行评价,并与上下级和其他部门建立紧密的联系,因此他关?quot;管理和协调";普通员工希望可以查看自己的工作计划和进度,很方便的利用各种管理工具,例如文档管理、知识库、客户管理项目管理等完成自己的工作任务,因此他关注"高效和协作"。

而从应用内容的角度来看,日常工作事实上涵盖了对知识、文档、人员、资产、财务、项目等方面的管理,并且每个管理的环节都关联紧密,相互作用。因此在现实情况中办公的涵义远远超出了我们既定的范围,传统OA只是从一个狭义和片面的角度去实现“办公自动化”。因此OA应该从更广阔的角度来考虑"办公"的涵义,并与企业的需求进行紧密的结合。

再来看一下企业当前的信息化现状。我们发现,过去的很多应用系统都是相互割裂的,它们往往关注单个或局部资源的管理,相互之间很少能够紧密协调起来,"信息孤岛"、"应用孤岛"和"资源孤岛"三大难题不可避免的存在。企业常常面临沟通不畅,信息无法及时获得,管理效率低下,资源和资源之间各自为政,难以统一管理和协调的现状。尤其是当企业业务流程日益复杂,业务与业务之间关联与交叉频繁;人与人,部门与部门,企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候,企业更需要打破各种沟通和管理的屏障,实现对管理和运营各环节的掌控、调配和协作。

而传统OA由于其应用的局限性难以满足企业"协同管理"的需求。因此协同理念和协同应用应该更多的被纳入OA中,使其可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合,从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。

从以上可以看出,一方面我们应该延展和深化OA的应用,另一方面需要将协同的理念纳入OA中,于是便催生了新一代的办公自动化系统——协同OA。

OA向协同转变—价值实现质的飞跃: 变革:协同OA实现的飞跃

协同OA基于全新的管理理念和功能体系而设计,因而它呈现出完全不同于传统OA的特性,首先可以体现为如下三方面的基本设计思想:

信息网状思想:将各种分散的、不规则存在的信息整合成一张"信息网";业务关联思想:对各种业务环节进行整合并实现在统一平台上的统筹管理;随需而应思想:企业的各种资源,可以被迅速找到并集合到一起,并实现它们之间通畅的沟通和协作。

基于这三大基本思想体系设计的协同OA一方面打造了高度"协同"的管理和办公环境,另一方面大大深化了OA的应用,从而完全突破了传统OA的局限,有效帮助企业整合各种资源,提升管理。

关联:企业的分析和决策来源于准确、全面和及时的信息,“孤岛式”的信息一方面很难全面反应真实的情况,另一方面也容易造成数据混乱、更新不及时、难以统一管理和获取等问题。在传统OA中,例如销售经理要审批一项费用报销单,如果他对这笔费用的来龙去脉不清楚,就很难从这张报销单上获得更多的信息,因为他所获得的仅仅是一些静态的,表面的信息;这个时候他可能要通过不同的应用系统去查询更多的信息,或者与相关人员进行交流,这样就大大降低了工作的效率和准确性。

而在协同OA中,由于信息之间已经建立了各种关联,因而销售经理可以从这张报销单开始,迅速提取其他的相关信息,如报销事件的来龙去脉、涉及到的客户或项目、提交人的情况、原始单据或凭证的扫描等,同时又不必在不同的应用系统之间切换。通过这样的关联,为企业真实的还原了信息本来“网状结构”,从而为管理扫除了信息获取不全面和不及时的障碍。

深化:企业管理涉及到的环节是众多的。现代化企业就象一台不停运转着的精密机器,而各种管理和运营环节就象是机器上的各个部件,相互之间有着千丝万缕的关系,并且必须为企业的共同目标而实现一致性的运作。例如一个产品的销售,涉及到产品的功能和质量(产品研发、质量监控及升级)、产品的市场宣传(宣传平台、宣传文件和方式)、具体销售业务的开展(客户管理、项目跟踪、合同签订)、相关费用的报销(单据填写、流程审批、数据更新)等,而这些业务是否能够被很好的管理并实现统一性的协调将直接影响到产品的销售成果。

传统OA由于其局限性,所涵盖的管理深度及广度都是十分有限的,因而很难对这样的一些比较复杂的业务过程进行管理,当然就更难以支持整个业务链的平滑运作了。而在协同OA中,对管理范畴进行了深化和延伸,因而可以让企业方便的对更多的环节进行整合和统筹管理。

协作:要实现良好的协作,首先需要突破物理边界和组织边界,让处于不同的地理位置,不同组织的人员可以进行无障碍的沟通;其次,需要对整个的协作进行管理,让协作的对象为共同目标而进行一致性的、协调的动作,对协作过程进行监控、调整,对协作产生的信息进行完整的保留,并以知识的方式进行再利用;第三,由于协作发生在企业的各个运营环节中,因此还需要一定的应用广度来支持对其的管理。在传统OA中,协作往往是浅层次的,邮件、BBS、即时聊天工具、工作流程等虽然可以实现一部分的协作,然而它们的涵盖面十分有限,沟通的内容零散,之后也很难对其结果进行进一步的整理。

而在协同OA中,由于各种资源之间的屏障被打破,因而这样的协作可以贯穿于各个环节并容易得到集中的管理。如协作的内容可以是企业积累的各种知识文档,项目进展中的某个任务,或是企业的一个合同会签流程,一种需要分配的物资;协作的对象可以是一人对一人,或多人对多人,可以发生在企业同一部门员工之间,也可以发生在跨部门员工之间,还可以是不同企业,企业与客户或合作伙伴之间的协作;协作的方式可以是知识文档、主题讨论区、网上会议、即时聊天、任务分配等。同时,协作的过程和结果可以得到很好的记录,并最终形成知识体系的一部分。

总结来说,协同OA基于三大基本思想体系,在"关联"、"深化"和"协作"方面体现了其完全不同于传统OA的应用,把OA与企业管理的需求真正的相结合,从而给"办公自动化"带来了更高层面的价值。

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