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基于WEB的办公自动化系统应用研究

2009-10-10

基于WEB的办公自动化系统应用研究:1 引言

现代办公方式正在不断改造着我们的办公室,先进的信息化手段、数字化工具和强大的网络支持系统,使我们能够容易地获取信息、处理信息、发布信息和共享信息。办公自动化的内涵也从以提高个人工作效率为目的,发展为通过提高组织内部的协同工作能力,从而提高办公室整体工作效率。能否及时、准确、全面地为管理者提供决策所必需的信息和服务,是现代办公室所面临的重要问题。

基于WEB的办公自动化系统应用研究:2 办公自动化概述

基于WEB的办公自动化系统应用研究:2.1 内涵和外延

办公自动化简称 OA(Office Automation),在新的时期,基于多年办公自动化建设经验和互联网技术的发展,我们对办公自动化的认识也越来越清楚,办公自动化建设的本质是提高决策效能为目的的。通过实现办公自动化,或者说实现数字化办公,可以优化现有的管理组织结构,调整管理体制,在提高效率的基础上,增加协同办公能力,强化决策的一致性,最后实现提高决策效能的目的。

对于企业高层领导而言,OA是决策支持系统(DSS)。对于中层管理者而言:OA是信息管理系统(IMS),对于普通员工而言:OA是事务/业务处理系统。OA为办公室人员提供良好的办公手段和环境,使之准确、高效,愉快地工作。

基于WEB的办公自动化系统应用研究:2.2 办公自动化系统的关键技术

办公自动化是多种设备和先进技术的综合,也是人机一体的有机整体。办公自动化系统的关键技术有计算机技术、通信技术、自动化技术、数据库技术和中间件技术等。从物化的角度看,技术就是办公自动化系统的硬件和软件。

办公自动化系统的软件包括系统支撑软件、办公自动化系统通用软件和专用软件。其中系统支撑软件是维护计算机运行和管理计算机资源的软件,如Win98, Win2000,WinXP, Unix操作系统和中间件服务器,如Web服务器、邮件服务器等[2]。通用软件是指可以商品化大众化的办公应用软件,如word\Excel等。专用软件是指面向特定单位、部门,有针对性地开发的办公应用软件,如文件处理、会议安排等。OA系统建设中,主要是对系统支撑软件的部署。专用软件的开发和通用软件的二次开发。

这些关键技术表现在:

1) PHP 的 Cookie 技术

PHP(Personal Home Page)是目前最流行服务器脚本语言之一。它运行在Web 服务端,根据用户请求或服务器端的数据产生动态网页。Cookie 是在 HTTP 协议下,服务器或脚本可以维护客户工作站上信息的一种方式。Cookie 是由 Web 服务器保存在用户浏览器上的小关系文件,它可以包含有关用户的信息(如身份识别号码、密码、用户在 Web 站点购物的方式或用户访问该站点的次数)。无论何时用户链接到服务器,Web 站点都可以访问 Cookie 信息。

一般来说,Cookie 通过 HTTP Headers 从服务器端返回到浏览器上[3]。首先,服务器端在响应中利用 Set-Cookie header 来创建一个 Cookie,然后,浏览器在它的请求中通过 Cookie header 包含这个已经创建的 Cookie,并且反它返回至服务器,从而完成浏览器的论证。

浏览器创建了一个 Cookie 后,对于每一个针对该网站的请求,都会在 Header中带着这个 Cookie;不过,对于其他网站的请求 Cookie 是绝对不会跟着发送的。而且浏览器会这样一直发送,直到 Cookie 过期为止。使用 Cookie 的限制是,首先是必须在 HTML 文件的内容输出之前设置;其次不同的浏览器对 Cookie 的处理不一致的,且有时会出现错误的结果;第三个限制是在客户端的。一个浏览器能创建的 Cookie 数量最多为 30 个,并且每个不能超过4KB,每个 Web 站点能设置的 Cookie 总数不能超过 20 个。

2) PHP 的 SESSION 技术

Session 也称为会话,其工作原理和 Cookie 类似,PHP为建立Session 的用户产生一个独一无二的字符串,用来标志这个用户的 session。一般将这个字符串称作 Session Id。然后“sess”+Session Id 为文件名(例如一个 Session ID 为 123,那么文件名为 sess_123)在服务器的文件系统中建立一个文件,在文件中保存用户在Session 所定义的全局变量的变量名和值。然后再将 Session Id 作为一个名为PHPSession 的 Cookie 保存在用户端的文件系统中。

Session 利用 Cookie 的身份标志功能,将用户在浏览网站时需要保存的信息保存在服务器上。这样 Session 既克服了 HTTP 协议的缺陷,又防止了信息的泄漏,而且方便了编程者的使用,是一个非常好的解决方案。

3) 先进的群件平台和分布式组件技术

做OA软件离不开群件平台,群件平台的技术趋势直接影响着OA软件的发展方向。LotusNotes是一种所谓的“群组工作软件”(简称群件),它主要用于辅助一群人(可能位于不同地点)协同工作,因此它也被称为开放式信息共享平台[4]。利用Notes,所有群组中的工作人员可以跨越地理界线,在不同平台上,不同组织机构中和不同的国家间共享信息,从而快速完成日常工作,进行决策和开发管理。

4) 网络安全技术以及防火墙技术

计算机网络技术的发展促使计算机应用日益广泛和深入,同时也使网络的安全问题日益复杂和突出。网络安全在办公自动化系统中占有很重要的地位。如果没有安全策略和相应的技术措施来确保系统安全,将对办公自动化系统造成重大破坏和不可弥补的损失。

由于每个办公自动化应用系统都不相同,系统需要保护的信息资源也不完全相同,所以并没有一个通用的安全策略,必须根据具体的系统来确定自己的安全策略。

网络安全性可以大致分为四个相互交织的部分:保密、鉴别、抗抵赖性和完整性控制。保密是指保护信息不被未授权者访问。鉴别是指在传输敏感信息或进行事物处理之前先确认对方的身份。抗抵赖性主要与数字签名有关。完整性是指保护信息不能被他人访问修改。

防火墙技术是内部网和外部网之间的一种安全防范系统,用来限制外部非法(未经许可)用户访问内部网络资源和内部非法向外部传递信息,而允许那些授权的数据通过。它在内部与外部网络之是构筑一个屏障,防止偷窃或起破坏作用的恶意攻击。就防火墙采用的基本技术而言,可以分为包过滤技术(Packet Filter)和应用网关技术(Application Gateway)。

基于WEB的办公自动化系统应用研究:3 B/S 模式技术分析

在分部范围内,由于信息点分布的特征和编制、体制情况,实现工作流与WWW 技术结合的办公自动化会给分部实际办公带来真正的方便。下面将针对实际需要分析一下实现 B/S 模式办公自动化的一些问题:1) 集成的客户/服务器网络系统;2) 交互系统;3) 分布式系统;4) 动态系统;5) 跨平台系统;6) 图形化的超媒体信息系统。

基本的办公自动化系统模块如图1所示:

基于WEB的办公自动化系统应用研究:4 结论和展望

办公自动化的发展方向应该是数字化办公。所谓数字化办公即几乎所有的办公业务都在网络环境下实现。全面实现数字化办公是办公自动化发展的必然趋势。从技术发展角度来看,特别是互联网技术的发展,安全技术的发展和软件理论的发展,实现数字化办公是可能的。从管理体制和工作习惯的角度来看,全面的数字化办公还有一段距离,首先数字化办公必然冲击现有的管理体制,使现有管理体制发生变革,而管理体制的变革意味着权利和利益的重新分配; 另外管理人员原有的工作习惯、工作方式和法律体系有很强的惯性,短时间内改变尚需时日。

实现数字化办公离不开工作流技术,目前比较流行的是以邮件系统为基础的工作流技术,或叫群件技术。这种类型的工作流直接使用消息传递中间件做为消息传递手段,不需使用专用的邮件系统做消息平台。因此基于Web的工作流软件将在未来的数字化办公领域占主导地位。

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