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从需求出发提高BI的应用价值

2010-11-17

经过多年的信息化推广应用,很多企业已经实施了ERP、CRM等系统,在系统的应用过程中,产生了大量的数据。这些数据反应了企业经营过程的实际情况,如果能够有效应用,无疑能够帮助企业发现运营过程中的问题。只有把数据用起来,数据本身才有价值,“如何用好这些数据”也就摆在了IT部门负责人的案头上。

信息系统中数据的使用,基本是通过报表这一方式。传统的报表开发工具开发效率低,跨系统、跨数据库的报表很难实现,报表展现也不灵活;而BI软件的数据仓库、数据挖掘、多维度展现好像是个不错的选择,这也是一般的报表开发工具所不具备的能力。很多企业利用BI工具开发了大量的分析报表,通过“管理驾驶舱”提供给企业管理层使用。在BI刚开始应用时,其多样的分析展现,深入的数据钻探确实让人耳目一新,但时间一长,热度好像过去了,企业的各级管理人员对BI也有了不同的看法。

“BI中的报表太多了,到底该看那一张”,“每张表看起来都有用,但真要用的时候好像又不是很合适”,“管理驾驶舱只是实现了指标的图例化,跟以前比没啥实质改进”,“只是实现了报表自动化、图样化,跟手工没什么本质变化”,BI系统并没有达到帮助企业管理的目的。

为什么BI系统没有达到预期效果呢?很多情况是企业把管理改进与工具应用混淆了,期望BI系统能解决管理问题。BI虽然叫做商务智能,但归根到底仍然是一个软件工具,是为满足企业的需求服务的。要用好这个工具,仍然需要从企业的需求出发,从BI系统在企业中服务对象的需求出发。

企业的人员,对信息的需求大体可以划分为三个层面,一线执行人员希望能够帮助提高效率,减少操作错误;中层管理者要管理业务,分析没有达到计划要求的原因并着手改进;企业高层,则更多是关注企业的发展方向是否合适,企业的运营是否符合预期,是否需要调整运营策略。一线执行层关注的是现在,企业高层关注的是未来,中层管理者介于中间。

从需求出发提高BI的应用价值: 图1.关注度

在明确了企业不同人员的需求后,BI的应用才能更具针对性,从而发挥作用。这个道理很简单,但实际做起来却很难,这与企业需求的复杂性有一定的关系。

对于企业高层,单纯内部的信息已经不能满足管理决策的需要。企业高层要判断外部环境对企业的影响,需要了解外部环境的变化趋势,竞争对手的动态情况等非结构化的分析报告,这些信息更多是利用OA、KM等非结构化信息系统,而BI在这方面的作用有限。至于企业的运营,高层领导是要监控具体工作是否正在按照预想要求执行,判断是否偏离方向。信息系统就是要帮助企业管理人员用尽可能少的时间监控运营,发现实际运营过程中与要求、预期不一致的地方,从而采取行动。在这方面BI系统是可以发挥作用的,可以帮助企业对已经发生的海量数据进行挖掘,从多个维度分析,帮助发现存在的问题。

企业高层对企业运营等内部信息的需求,自然就落到中层领导来实现,各个业务单元的中层管理者都要向上提交内部运营报告。但是,企业存在多个职能部门,每个部门都会从自己的角度出发,向高层提交相应的报表。因为不同部门看问题的角度不同,对同样的事情分析的维度和时间点也不会相同,看问题的范围也不同。结果到了企业高层就变成了报表很多,好像每张报表都有道理,但都是讲了一点,不知道该看哪张;分别选了几张分别看还可能分析出不一致的结论;想合在一起看,发现还很难。结果是领导不满意,认为这个BI用了后还是没有解决以前的问题,只是增加了更多没用的报表。

除了向高层提交报告,中层领导也需要监控具体的业务运营,分析实际与计划的差异,找出问题和瓶颈,从而采取行动。这个需求,从技术上看正是BI系统的强项,利用BI工具整合信息,提供多维度的分析和挖掘。但从效果看,在很多企业中仍然没有用好。

至于一线执行人员,是业务信息的提供者,每天要向系统提供大量的数据,对效率的要求很高。而站在企业的高度,最需要的是能及时帮助一线人员发现输入的错误,在这方面,通常的报表基本就可以满足需求,而且效率比BI要高,执行人员对BI的需求很有限。

在了解了企业的需求后,BI的应用才能更有针对性,才能真正发挥强项。

企业的运营是复杂的,任何人都不可能监控所有的事情,即使同一个人在企业的不同发展阶段的关注点也不同,因此首先要梳理不同的人员需要监控的不同信息,然后从这些服务对象的需求出发。

企业是一个整体,企业高层的需求往往最能体现整个企业的需求,因此对企业的监控采取自上而下,从企业高层开始梳理更有效果。要保证企业按照战略发展的要求运转,企业高层需要监控哪些关注项,做哪些决策,需要参考哪些信息,这些信息应该从哪几个角度分析,应该以什么样的频率展现,由谁来负责提供数据,最终以怎样的报表形式展现,这些都是需要明确的,这些是BI工具不能回答的。在梳理高层的关注点时,有一点是不可被忽略的:企业高层的关注项是与战略要求、发展策略紧密相关联的,要衡量企业离既定的战略是越来越近,还是越来越远,而这些在很多企业的BI应用中往往没有得到体现。

曾经有一家客户提出的市场策略是占领二三线市场,但该客户的高层领导看到的报表却是从产品的维度来分析的,但二、三线的拓展速度、市场占有率、哪些二线市场的发展遇到了问题等基本没有涉及,这样提供的监控报表虽然很多,但没有体现战略要求,没有体现决策需求,高层领导确实能看到了很多精美的报表,而且每张分析的都不错,但与监控方向不吻合,管理驾驶舱没有实际的用途,BI自然不能体现出价值。

在企业高层的管理需求清晰后,还需要继续梳理中层管理者的需求。中层管理层在企业是承上启下的关键环节,这个“上”,既包括高层的关注项这些点,还包括企业的计划预算这个面。对于高层关注的事项,中层首先需要分解,“要达到A,我需要关注哪些事项,提供哪些分析”,实现整个企业目标的一致性。如果发现没有达到预期要求的事项,还要再分析原因,从而改进。而对于计划预算,中层管理者从目标、预算与实际执行情况对比分析,找出差距,然后也需要进一步分析原因,从而制定改进方案。

BI工具的多维度分析、数据挖掘在帮助管理者分析原因上是有其性能上的优势,但这个“多维度”是哪些维度,“数据挖掘”到哪个深度,这些不是BI系统能回答的,是需要从管理的角度上进行分析的,这些管理需求明确后,才能利用BI的长项。明确了“上”的需求,“下”就是要保证数据的及时支持,明确需要哪些数据以什么样的频率怎样的提供,BI的数据仓库怎么实现,基础信息怎么收集,这是对企业信息系统和相关人员的要求。

序号关注项影响要素企业领导报表描述报表提供者报表数据内容数据提供者数据来源

现有系统现阶段提交频率未来系统未来提交频率

把企业的需求分解成关注项,把使用者和关注项挂钩,把关注项与需要的报表挂钩,把报表与数据挂钩,建立起一体化的经营分析报表体系(如图2)。通过建立起“人――关注项--数据--报表”的体系结构,把这些管理的问题清晰的梳理出来、明确的定下来,从整体来建设企业的经营分析报表体系,持续不断的完善经营分析报表体系,利用BI系统深度挖掘、多维度展现,BI系统才能更好的发挥工具的作用,也就能大展身手了,从而充分发挥数据仓库的优势,帮助企业更好的监控企业运营。

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