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KM运营:务实基础,换位思考,有效激励

2010-09-06

企业知识库是企业知识管理顺利推进的基础,没有知识库,一切知识管理的行动将是空中楼阁,科学运营企业知识库系统是推动知识管理的有力武器。作为企业知识管理的内部推动者,我们不仅要精心设计我们的知识库系统,更重要的是在上线之后需要精心呵护我们的知识库系统,为企业知识管理顺利推进奠定坚实的基础。

简单易用,个性十足:对于员工来说,要吸引他们来使用知识库系统,系统本身必须简单易用,以最少的步骤完成文档的上传,最快的速度完成文档的搜索,搜索到最准确的结果。另外,个性化也很重要,员工登陆后在自己喜欢的界面下能很容易就可以看到自己关心的内容,这将在一定程度上提高员工使用知识库的积极性。

统一原则,分级管理:企业知识库系统必须有统一的命名规则,统一的分类原则,否则将严重影响知识库系统的使用效率。但是从另一方面说,一般企业内部公司层面从事推进工作的人员不多,不可能完成详细的各级分类和分类的管理,必须采用分级管理的方式,在各业务部门设立分类管理员,他们在自己的分类下进行自主的管理,企业知识管理推动人员作为内部顾问,从方法论角度给予指导。

随需而变,不断升级:系统上线前的需求主要来自于业界实践和项目人员的构思,而上线之后的很多需求是用户在使用过程中不断体会出来的,而且体会出来的这些需求也是最有效的,所以在知识库系统的运营过程中,不断收集用户的需求和建议,定期对系统进行升级是很重要的一件事情,这样可以提升用户的满意度,保证系统的健康运行。

换位思考,汇集活水:从业务部门需求出发,多多“换位思考”,以业务部门为主,提供针对性的指导意见和实施细节,帮助业务部门明确自己的知识有哪些;帮助他们规范知识对象,分类;帮助他们制定针对性的激励措施,促进知识循环。还有一点也很重要就是针对不同的业务部门实施差别实施路径。因为各个部门的情况不一样,有的部门已经有了一个简单的知识库系统,有些部门只是有一个共享文件夹,有的部门甚至一无所有。对于有部门知识库系统的部门来说,简单快速的迁移方案,帮助用户改变使用习惯的针对性的宣传是最有效的。不断地汇集各个业务部门的活水,使得公司的知识库系统逐渐壮大,凝聚力也就越来越大。

科学评估,有效激励:参照业界实践(很多公司有自己的知识管理成熟度模型和评估指标体系),寻找适合自己企业的评估指标体系是开展科学评估的基础。评估之后更重要的是制定针对性的改善和提升计划,只有将评估和改善提升活动形成有效的闭环,才能保证知识管理之轮健康运转。科学评估可以了解现状,为未来指明方向,而有效激励是企业知识管理活动的润滑油,可以给予业务部门和员工以持续的动力,保证知识管理的持续性。一次性的激励像是兴奋剂,对于知识管理的长期推进作用不大,甚至会有副作用,只有持续激励,细水长流,把激励和员工的职业发展与规划相结合才是最有效的方法。

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