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档案信息化为上海通用发展提速

2009-05-19

作为迄今为止最大的中美合资企业,成立于1997年6月12日的上海通用汽车有限公司凭借着其高水平的信息化建设,业已跻身“中国信息化500强”。信息化是上海通用制胜的法宝之一,无论是制造活动、管理活动系统还是销售活动,上海通用都已全面实现了计算机化的管理模式。如今,上海通用再一次将信息化的目光投向了档案管理。2005年12月的一天,上海通用在进行多轮竞投标之后,与北京量子伟业软件时代信息技术有限公司(以下简称量子伟业)签订了档案管理系统项目合作项目。这一项目的开展,推动了我国合资企业档案信息化实践的发展。

档案管理系统属于企业信息化的基础工程之一,它是网络环境下档案信息资源的一种整体处理模式。对于上海通用而言,档案管理的主要目标就是以确保档案信息的安全、共享为原则,以档案信息资源建设为核心,以扩大档案信息开发利用为目标,在建立科学、统一的档案管理模式、制度和标准的基础上,尽量采用先进、适用的计算机网络技术,充分利用本企业的信息资源,研制档案信息化管理系统,以加强对本企业各类档案的收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、编研,加强企业档案的现代化管理水平,为企业的管理、生产、经营、科研等工作提供门类齐全、形式多样、内容真实的档案信息服务,并为档案信息化的持续发展打下基础,使档案信息化与企业信息化、企业各项工作的发展要求相适应。

档案信息化为上海通用发展提速:一、上海通用档案管理需求

为上海通用在着手档案系统开发之前,对本机构的档案管理活动及其现状进行了详细的调查研究,明确了建设档案管理系统的目的是一方面要在提高本企业各类档案科学化、规范化管理水平的同时,最大限度的减少档案管理人员的劳动强度,提高档案工作的效率和质量;另一方面在实现本公司各类档案资源的集中统一管理的基础上,扩大档案跨地域、跨部门的共享范围和利用效率,通过档案的提供利用,为各级领导和管理人员提供决策支持和信息服务,提高公司生产、经营、基建、科研、管理工作的效率和质量。为企业客户提供优质服务,树立企业良好的形象。

为了保证档案信息系统的顺利实施,避免成为信息孤岛,上海通用将充分利用公司在各项业务活动中形成的信息资源,将档案管理的触角伸向前端,拓展档案收集的途径,提高档案收集的归档率、完整率、准确率,从而保证企业档案信息资源的完整性。同时,在后端使档案信息资源的利用延伸到本公司的信息化过程中去,扩大档案的利用,提升了档案和档案工作的价值。这种前后并进的档案管理理念将令档案管理系统的功能得到充分的发挥。

经过仔细调研和论证,上海通用的档案系统建设工程将分三期进行,一期工程以本公司各类档案机读目录数据库建设和开发利用为主,部分开展电子档案管理;二期工程以档案内容数据库建设和开发利用为主,实现对各类档案材料形成的流程控制;三期工程以知识类档案信息资源建设和开发利用为主,强化对本公司核心信息库资源的管理和开发利用。

将复杂工作简单化,将简单工作规范化,这是上海通用秉承的档案管理理念,他们坚持从信息的源头上抓起,将文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、照片档案和实物档案统统纳入管理范畴,进行档案质量监控。为此,他们确定了三项主要任务:

一是要加快库藏档案目录数据库建设,以满足档案信息共享、快速检索利用的需要。二是对那些重要的、利用频率高、容易受损的档案实行数字化。三是对在企业信息化环境中形成的电子文件进行有效管理,保证归档电子文件真实、完整、长期可读。

档案信息化为上海通用发展提速:二、档案管理系统的技术实现

针对上海通用的档案管理需求,量子伟业着手开发符合其特点的档案管理系统。在系统技术层面,构建上海通用档案管理系统面临的主要难点是异构档案数据的整合问题。上海通用的系统主要是分成三大类:一个是全球系统(legacySystem),就是通用在北美地区以及全球通用的系统,这些系统都是通过大型机引进来的;二是像SAP、Siebel、Peoplesoft这样的系统;再有就是属于SGM自己开发的系统,包括DMS、E-Supply等。

目前,上海通用前端的业务系统已经通过EAI(企业应用集成)架构进行了整合,从档案管理的角度看,这种信息平台的着眼点是数据信息的交换和共享,而较少涉及信息的长期保存问题,很少考虑归档之后档案信息的真实性、可读性和可用性问题。档案数据异构的现象不仅会导致业务信息共享困难、部门之间沟通不利、工作效率不高,而且最终会造成文件归档之后,难于形成企业共享性的档案信息资源,无法发挥其应有的凭证查考价值。

正因为如此,量子伟业在规划上海通用档案管理系统的伊始,充分运用了“面向对象”的设计原则,将设计的着眼点放在用户对象身上,分析制造业用户的具体需求,形成详细的功能需求报告。并在规划系统建设时,将制造业企业的内部网视为建设重点,在此基础之上进行相关业务流程设计,从而将面向对象的思想引入到系统设计中去。

为了解决异构档案数据的统一管理和共享问题,量子伟业一方面在系统的架构上采用了三层架构模式,即业务应用层、核心工作流层、系统支持层。

之所以要实现一个工作流中间层的主要基于对以下一些关键问题的考虑:

一是在协同工作相关的各种类型应用中,均存在着类似的工作流控制机制,这为实现一个工作流驱动层提供了需求驱动。

二是需要提供一种对协同工作流程模式的描述方法,并实现一个接口层,以提供对各种动态变化的流程模式(灵活修改和增添新的流程内容)的适应。

三是基于多层结构的体系设计和部件化设计思想提示了实现一个可供调用的中间工作流驱动层将带来软件结构和执行效率上的改进。

流程设计、组织和访问策略定义以及工作流控制引擎构成了核心工作流层。应用代理中介基于核心工作流层提供的标准访问接口,通过调用核心层的功能来完成各类复杂的业务。该“中间层”的优势体现在将有关流程的控制实现和具体应用作了分离,降低了前端应用实现的复杂度,大大降低了流程重组对整个系统的影响。同时,基于一个标准实现的接口框架,为与其他标准工作流实现系统的交互提供了可能。

为实现与其他标准工作流系统的交互,核心工作流层以EJB(Enterprise Java Bean)技术进行了类封装,以便在网络中以分布式发布的对象组件形式供应用代理中介调用。也就是说,应用中介可以在一个服务器环境下实现,而核心工作流层则可以在互联网上的另一个服务器环境下实现。同时,EJB 组件还可以利用运行环境的群集技术,实现负载均衡和热备份,提高了可靠性。

同时,三层架构的建立又能对SGM的用户管理和认证中心进行友好的系统连接,对企业应用整合(EAI)进行合理的规划和系统布局。

另一方面,量子伟业在档案管理系统中设置了与OA、计划建设、财务等外系统的“接口”,解决异构数据的交换问题。“接口”可以使其他系统使用人员只要经档案管理人员授权后,即可直接把需要归档的资料按照一定格式提交给档案管理系统,系统自动归档,保存到统一的数据库平台上,实现整个企业信息化建设系统的统一和充分的资源共享。转换后的数据可以通过档案系统提供的单一入口或者原有平台进行访问和利用。量子伟业根据国家标准的有关规定使用XML语言对文件及其显示数据进行分别定义,不但维护了档案信息原有的“面貌”,而且通过元数据管理保证了档案信息的真实性、长期可读性,便于未来档案信息的迁移。

上海通用系统架构示意图

档案信息化为上海通用发展提速:三、结语

档案管理系统的功能和作用决定了它所面临的信息集成管理问题更加严峻。而统一的规划和设计,配上“适用”的技术,将使问题迎刃而解。

上海通用档案管理系统的建设,不但向我们展示档案现代化建设在合资企业中的长足发展,更有力地证明了,档案信息资源对于企业生存发展的重要性。正如上海通用所言,信息是信息系统最宝贵的资源,应当把档案信息资源建设作为基础工程和核心任务。档案信息资源将是企业核心信息资源库的重要组成部分,做好档案信息资源的收、管、用,将为企业创造更多的经济效益和社会效益奠定坚实的基础。

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