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企业的信息化发展:协同商务的信息共享

2010-04-05

知识经济时代的今天,随着科学技术的飞速发展,对于企业的管理理念也随之不断的更新换代。众所周知,计算机的发展经历了五个阶段,已进入了并行网络单元计算机的时代,与之相同的管理也在经历着第五个阶段的发展。美国学者查尔斯·M·萨维奇已提出了第五代管理(Fifith Generation Management)的概念,由于第五代管理的技术基础是电子计算机网络,与之相关的信息管理已经被提升到了前所未有的高度。

任何一个企业的竞争能力都与企业信息化程度密不可分。第五代管理提出:“传统的基于严格的等级体系、命令一致性和“一个人只有一个上司”、“命令与控制”等的管理策略应被侧重于“集中与合作”的公司内部和公司之间多团队的管理方式所取代。”协同商务已经走入管理者们的视野,本文旨在探讨和研究协同商务的信息共享在企业中的作用和所面临的问题。

企业的信息化发展:协同商务的信息共享: 1. 协同商务(Collaborative Commerce)

在很多课本中,我们可以看到,协同商务被定义为:以Internet等新兴技术为实现手段,实现企业整个供应链内部和企业外部供应链之间各种业务的合作,最终通过改变业务经营模式与方式,从而达到资源最充分利用的目的。

协同商务是一种供应链管理思想,是供应链管理的深化。不光企业内部的各个部门需要做到协同办公,而且旨在将企业外部的各个合作伙伴(供应商、分销商、零售商、甚至是最终端的客户)整个联系起来,形成一个动态的联盟和合作。企业与企业之间可以分享相关信息及业务协作,此意的目的不光是为了加强企业之间的互动合作和信任,更希望能在时间、金钱、效率上实现最大优化,以达到企业双赢的目的。

企业的信息化发展:协同商务的信息共享: 2. 协同商务的核心:信息共享

协同商务体现的协同,核心便是对信息的共享,协同是建立在双向信息流的基础之上的,这也是本文着重探讨的部分。一个企业的信息不是单向的发布,而是需要及时的相互信息的反馈。这便基于信息共享,企业如何实现和完善信息的共享便尤为重要。

信息共享指的是不同层次、不同部门信息系统间,信息和信息产品的交流与共用,就是把信息这一种在互联网时代中重要性越趋明显的资源与其他人共同分享,以便更加合理地达到资源配置,节约社会成本,创造更多的财富。也是提高信息资源利用率,避免在信息采集、存贮和管理上重复浪费的一个重要手段。其基础是信息标准化和规范化,并用法律或法令形式予以保证。信息共享的效率依赖于信息系统的技术发展和传输技术的提高,必须严格在信息安全和保密的条件下实现。

图1 信息资源分类

图1是信息管理中对于信息资源的分类。这是一个三角图像,对于一个企业而言,最低层的“噪音”中很大部分的是对公司没有任何帮助的信息,这些无用信息存放在数据库内只会浪费数据库的资源和增加成本。我们只有对这些大量的“噪音”进行筛选后,才能将这些“噪音”中有用的资讯提取为上层的“数据”,将大部分无用的信息删除。筛选出的这些“数据”便将成为数据库的基础,进而再将这些“数据”进行整理和分类,变成有用的“信息”。

当我们对于“信息”进行进一步的整理、归类、提炼后,便成为了上层的“知识”,也称为领域的相关知识,它们是直接描述有关领域对象的知识。而最顶层的部分被称为“元级知识”,也称为知识的知识,是对“知识”的描述,如关于领域知识的内容、特征、应用范围、可信程度的知识以及如何运用这些知识的知识。在信息共享中,我们主要强调的是对“信息”、“知识”以及“元级知识”的共享。

企业的信息化发展:协同商务的信息共享: 3.协同商务信息共享的作用

20 世纪90年代企业将管理重点放在内部供应链的管理和内部信息化孤岛的集成,主要致力于解决内部营运的整合,这个时代是企业资源规划系统 (ERP—— Enterprise Resource Planning)的时代。而21世纪的今天,经济组织由阶层式的架构渐渐转型成扁平式、网状的架构。供应链也扩展到了广义的企业与企业之间的业务和服务流程。再加上Internet带来的B2C (Business to Customer) 、B2B(Business to Business)使电子商务大大推动了企业的成长,协同商务随之应运而生。

通常我们理解的“协同”有两层含义:一层含义是企业内部资源的协同,包括各部门之间的业务协同、不同的业务指标和目标之间的协同和各种资源约束的协同。另一层含义是指企业内外资源的协同,也即整个供应链的协同,是行业价值链中上下游企业间的协同。

3.1协同商务推动企业内部的信息共享发展

企业内部资源的协同,包括各部门之间的业务协同、不同的业务指标和目标之间的协同和各种资源约束的协同。要实现企业内部协同商务的信息共享,我们首先便会想到企业资源规划(ERP)。ERP作为计划与控制信息系统,要进行大量的信息处理,再通过整合和管理企业内部资源和信息,以改善内部流程。任何一家制造企业都有着大量的生产与技术数据。ERP便是将这些数据进行加工、处理,提炼出有用的信息供决策者使用。

企业内部的协同商务要求做到的是部门与部门间信息的共享,人力资源和工作流程模块是强相联的,统一协同调配为企业的运作服务,各职能部门是强相关的,协同工作才能使企业顺畅运转。

图2 企业内部的ERP信息流程

如图2所示,企业内部的信息流程是基于一个庞大的数据库为中心的,所有部门的信息是相互流通的,实现了信息共享。传统的管理是各个部门上下级之间的信息传递,容易导致信息的传递速度慢和出现信息中断的现象,而且也不利于部门与部门间的交流与协作。现在实现了企业内部的信息共享,便能从根本上保证信息发布后,各个协作部门能同时获得相关信息,相互进行交流,共同协作工作。大大提高了信息传递的速度,增强了高效的企业运作机制,降低成本,实现供应与需求的平衡,同时使公司决策层能全面掌握信息准确决策。当任何突发情况发生时,企业便不会乱作一团,而是井井有序的、协同合作的解决处理问题。

3.2协同商务推动企业外部的信息共享发展

外部协同是指在行业价值链中,上下游企业间的协同。协同商务是一种各个经济实体之间的实时、互动的供应链管理模式。通过信息技术的应用,强化了供应链上各个经济实体之间的沟通和相互依存。

核心企业通过协同商务实现了企业与供应商间的双赢:提高了对市场需求的响应速度;降低了满足客户个性化需求的总成本;提高了产品质量和降低库存;减少不增值的管理成本。而处于供应链中的提供配套产品和服务的中小型企业,通过协同商务与大企业长期合作,提高管理水平并借力发展。

图3 协同商务信息共享平台

根据图3所示,要实现企业外部的信息共享,就需要建立一个开放的协同商务信息平台,相关的成员都可以将自己的最新资讯,适合分享与交流的信息添加到协同商务信息数据库这个平台中,同时各个成员也可以及时的跟踪、吸收和利用协同商务信息平台里的信息。

21世纪的今天,企业之间的竞争不再是单打独斗的场面,已逐渐转化为:以核心企业为中心,客户、供应商以及合作伙伴为联盟伙伴的经济资源联盟体之间的竞争。在这样的大环境下,协同商务的信息共享更显得尤为重要。要做到协同,不仅仅是实时分享信息,还应共享和交流企业文化、经营理念,共同制定战略规划,充分有效地分享资源,相互信任,同步运行,最大程度的提高企业竞争力。

相关报道表明:“IBM 投入100 亿美元的新战略——EBOD(随取随用的电子商务E - business Ondemand) ”,其战略之一是企业进行水平整合,将分布在行业内部、合作伙伴、供应商及客户之间的大量数据、现有系统以及常规业务,应用软件结合起来。这正是协同商务急需的技术支持。这使得协同商务不再是纸上谈兵,而是逐渐成为实用的系统,推动并将支持商务应用系统的下一轮发展。

企业的信息化发展:协同商务的信息共享: 4.企业协同商务信息共享所面临的问题

协同商务的目的在于通过企业本身的信息共享,逐步扩展到整个产业经济资源联盟体的信息共享,透过资料、资讯、知识、流程的集中化运作与管理,提升企业之间的协同商务效率,使经济资源联盟体内所有厂商的蓝图、设计变更、文件、产品资料、资讯等等,以及企业内部的各种运营到企业外部供应商、销售商、中间商、客户的资源,均有效地协同与整合。

但是,企业一般在最初的产品研发时,就可能产生事前规划是否到位的问题,接着产品在开发的过程中也会出现越来越多的相关问题,进而会导致产品开发的时间问题,继而导致生产成本的增加等等。另外,企业内部的沟通不良或者供应商之间的协调不佳等等,都会直接影响到企业乃至整个经济资源联盟体的协同商务信息共享出现问题。

所以,在整个协同商务的信息共享中,企业应注意以下所面临的问题:

4.1基础数据的准确性

要实现协同商务的信息共享,首先要保证基础数据的准确性。我们在提到企业内部协同时,重点论述了ERP 信息流程,强调ERP中信息的共享。但是,原始数据如何准确、及时、快速可靠地送入计算机系统是至关重要的。ERP系统的运行需要的基础数据有:物料清单、物料主文件、工作中心、工艺路线、库存记录等等,其中库存记录数据是动态数据,其他是静态数据。

企业中的信息输入员也许会将注意力集中在动态数据的及时更新和处理上,但是,其他的静态数据所说的静态也只是相对而言的,任何事物都处于运动变化之中。所以,对于这些静态数据也必须定期维护,以保证数据的完整性和准确性。同时,在企业外部信息共享时,也要保证供应商、销售商、中间商、客户等等的基础数据的完整性和准确性。

4.2企业资料的存储

前面我们对信息资源进行了的分类,可以看出企业普遍面临着,资料太多、资讯不足的问题。随着企业自身的成长与规模的扩大,企业内部每天处理的资料量与日俱增,与此同时企业外部的资料量也在成倍增长。面对这么庞大的数据增长,企业管理及决策人员常常为了一张分析报表,而要花上大量的时间来整理、分析、统计及处理大量的资料,最后再将花费大量时间而收集到的原始资料转化成所需的资讯。在这个“时间就是金钱”的时代里,这样的效率往往会使企业失去其核心竞争能力。

如果企业将各类资料经过逻辑化、连贯性的筛选、分析、统计处理产生各种有用的分类资讯,并使用特定主题的方式将资讯储存在资料库中,就像仓库中依据不同的位置、不同的方向来放置各类货物一样,便可以随时运用。

在实现企业外部协同商务信息共享时,资料仓储的优势体现的非常明显,资料仓储可以存放着多个不同的企业资料来源,不必要重新摘取分析来转释和利用资料。但是,这也需要我们更多的去注意:及时监控所有资料来源的更新;资料仓储中资料品质的检验管理;原始资料及转移后的资料的复制及权限管理;清除资料管理;资料仓储的储存设计管理;追踪和分析资料仓储使用状况管理;资料仓储资料库的备份和还原管理;以及资料仓储安全性和使用权的管理。

4.3影响企业协同商务成功的其他因素

根据经验,影响协同商务成功的其他因素:

1.合作伙伴的选择。 建立企业外部的协同商务信息共享平台,要选择业务紧密往来的企业,以一家或几家核心企业为中心形成经济资源联盟体。

2.信息共享流程管理。 对信息共享平台进程进行监控,与合作伙伴及行销、技术人员之间经常性协商、弹性化的维护、信任的发展。

3.资源配置。 保证足够的财务资源、足够的参与者资源,对其进行合理化配置。

4.确保公平性。 信息在协同商务链中的共享、交流、传播与应用的前提是各成员必须明确哪些信息是属于企业的核心保密资源,哪些是可以给予链内其他成员共享的知识。尽量保证伙伴之间的贡献与利益问题。

5.团队人员。 包含着高级管理者、参与人员之间的相互作用,以及协同提倡者的存在。

企业的信息化发展:协同商务的信息共享: 5.结 语

21世纪飞速发展的今天,伴随着科学技术的不断进步,企业管理理念也随之不断前进。协同商务不再仅仅只是管理者们的一个设想,它将最大程度的在企业以及以核心企业为中心,以客户、供应商和合作伙伴为联盟伙伴的经济资源联盟体中广泛应用。未来的商业圈,巨头跨国大型企业已经逐渐走出垄断市场的历史舞台,经济资源联盟体间相互竞争的号角才刚刚吹响。企业要真正的实现协同商务,实现信息共享,还需要更多方方面面的共同努力与协作。

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